ホスピタリティ・イベントコーディネーター

会社について

雇用主は、さまざまなクライアントにメディア制作およびライブイベントサービスを提供する、実績ある制作会社です。多様なメディアやイベント形式の制作を手がけ、運営に関する専門知識、技術面での実行力、ゲスト体験を組み合わせています。高い制作基準と心配りの行き届いたホスピタリティを融合させることを基本とし、クライアントのイベント構想を練り上げられた体験として実現できるよう支援しています。

少人数で緊密に連携するイベントチームに加わり、協力、細部への配慮、信頼できるサービスが重視される、クライアントと直接関わる環境で働きます。多彩で行き届いた対応が求められるイベントに貢献し、社内の同僚、クライアント、外部パートナーとスピード感のある環境で協働できる仕事です。

業務内容

イベントコーディネーターとして、東京にあるクライアント専用スペースでのイベント運営全般を統括します。中心的な連絡窓口として、会場の要件を調整し、イベント主催者、社内チーム、業者と連携して、各イベントが円滑に進行し、クライアントの目標に沿ったものとなるよう取り組みます。

主な業務には、会場予約やカレンダーの管理、ケータリング、音響・映像サポート、警備、装飾、臨時スタッフの調整、イベント関連書類や備品の管理、イベント後の連絡対応が含まれます。また、予算の追跡と精算を支援し、会場ツアーやデモンストレーションを実施するとともに、主催者と英語および日本語でコミュニケーションを取ります。チーム間およびクライアント側の関係者と良好な関係を築くことが不可欠です。また、課題を予測し、期待値を適切に調整し、必要に応じて問題を上位者へ報告することも求められます。運営基準を維持しながら、ゲスト体験を向上させる現実的な方法を提案することが期待されています。

主な応募要件

• イベントまたはプロジェクト管理の経験が3～5年あり、ラグジュアリーまたはホスピタリティ業界で著名なクライアントを支援した経験があれば尚可。
• 英語と日本語の両方を業務で十分に使いこなせること。会議の進行、上級関係者の期待値調整、イベント関連書類の管理ができること。TOEIC 900点以上かつJLPT N1、または同等の語学力が求められます。
• VIPゲストとの関係を構築し、維持した経験。
• スピード感のある環境で、さまざまな階層の関係者と部門横断的に協働できること。
• 優れた組織力があり、複数の優先事項を管理し、厳しい期限を守れること。
• 主体的で柔軟性があり、臨機応変に対応できること。的確な自立した判断力を備え、プレッシャーのかかる状況でも冷静さを保てること。
• Drive、Docs、Sheets、Slides、Meet、Chat、Calendar、Gmailを含むGoogle Workspaceに精通していること。
• オンライン会議またはライブ配信プラットフォーム、音響・映像システム、技術制作に関する実務知識があれば尚可。
• Keynote、Microsoft Office、大規模データベース、またはAdobe Creative Cloudに精通していれば、さらに望ましい。